Grundstückskaufvertrag beurkunden lassen, wenn nicht alle Beteiligten vor Ort sein können. Wie lässt sich das rechtlich umsetzen?

Vollmacht und vollmachtlose Vertretung

Es kommt häufiger vor, als man denkt, dass Verkäufer oder Käufer, wenn nicht gar beide, bei der Beurkundung eines Grundstückskaufvertrages nicht anwesend sein können.

In diesem Fall geben die jeweils für Verkäufer/Käufer Anwesenden die Erklärungen ab, die nicht anwesenden Verkäufer/Käufer werden dann entweder mit Vollmacht oder vollmachtlos vertreten.


Was ist der Unterschied?

1. Vollmacht

Derjenige Beteiligte, der im Beurkundungstermin nicht anwesend sein kann, kann vor dem Termin einem Dritten Vollmacht erteilen, die mindestens notariell beglaubigt sein muss, nicht hingegen beurkundet, was einen uU nicht unerheblichen Kostenunterschied ausmacht!

Zwar sind Grundstücksgeschäfte beurkundungspflichtig, aber nicht eine Vollmacht, die dazu ermächtigt; es sei denn, die Vollmacht wurde unwiderruflich erteilt.

Wichtig ist aber, dass der Text der Vollmacht alle wesentlichen Ermächtigungen enthält:

Denn ist die Vollmacht nicht entsprechend formuliert, muss der Notar die Parteien hierauf hinweisen, dass eine nochmalige Erklärung erforderlich sein wird, um den Kaufvertrag beim Grundbuchamt zu vollziehen.

Häufiger Fehler:

Es fehlt die Ermächtigung, einem Dritten Untervollmacht erteilen zu dürfen. Eine solche ist aber erforderlich, wenn der Verkäufer dem Käufer für den Fall einer Finanzierung eine entsprechende Belastungsvollmacht erteilen muss.

Ferner wird der beurkundende Notar standardmäßig mit der Abwicklung des Kaufvertrages beauftragt (z.B. Grundbuchamt) und hierzu vom Bevollmächtigten dann entsprechend unterbevollmächtigt.

Ist die Vollmacht nach Form und Inhalt ordnungsgemäß, wird der Vertrag mit der Beurkundung wirksam.

Nachträgliche Erklärungen des Vertretenen sind nicht erforderlich. Der Vertrag kann gleich nach der Beurkundung abgewickelt werden.

Da bei der Unterschriftsbeglaubigung ausschließlich das Original der Vollmacht Rechtsträger ist, muss dem beurkundenden Notar auch das Original der Vollmacht vorgelegt werden.

Eine beglaubigte Abschrift des beglaubigten Originals der Vollmacht genügt nicht, weil eine beliebige Vielzahl von beglaubigten Abschriften von einem Original gefertigt werden können, die bei einem Widerruf dann möglicherweise noch im Umlauf sind!

Entweder nimmt dann der Notar das Original als Anlage zum Kaufvertrag oder er macht selbst eine beglaubigte Abschrift vom Original und nimmt nur diese beglaubigte Abschrift als Anlage.

Die letztere Variante macht dann Sinn, wenn das Original zum Verkauf weiterer Grundstücke benötigt wird.

Wird eine Vollmacht beurkundet, also verlesen und vom Vertretenen und vom Notar unterschrieben, bleibt das Original stets beim beurkundenden Notar in dessen Urkundensammlung.

Da für den Rechtsverkehr aber Originale benötigt werden, werden so genannte „Ausfertigungen“ erteilt. Diese Ausfertigungen vertreten dann das Original im Rechtsverkehr und sind dem Original daher gleichwertig.

Damit dokumentiert wird, welche Anzahl von Ausfertigungen erteilt wurden, wird dies auf der Originalurkunde - die beim Notar verbleibt - vermerkt (z. B. „erste Ausfertigung erteilt an .....", „zweite Ausfertigung erteilt an .....“, etc.).

2. Vollmachtloser Vertreter

Bei der vollmachtlosen Vertretung tritt für den Verkäufer oder den Käufer eine Person auf, die erklärt, zwar Erklärungen im fremden Namen abzugeben, für die Erteilung der Vollmacht aber nicht einzustehen.

Der Grundstückskaufvertrag wird dann mit dem Vertreter ohne Vertretungsmacht und dem anwesenden anderen Vertragsteil beurkundet; der Vertrag wird danach vom Notar mit dem Entwurf einer Genehmigungserklärung dem Vertretenen übersandt und dieser erteilt die Genehmigung in Form der Unterschriftsbeglaubigung durch einen Notar seiner Wahl.

Diese Genehmigung mit dem Beglaubigungsvermerk wird an den Notar der Abwicklung des Grundstückskaufvertrages zurückgesandt; mit Eingang wird der Vertrag wirksam. Es folgt die Abwicklung des Vertrages.

Bis zum Erteilen der Genehmigung ist der Vertrag schwebend unwirksam und bindet insbesondere den Vertretenen nicht.

Durch die erforderliche Genehmigung entstehen Zusatzkosten, da die notarielle Form gewahrt werden muss. Diese Kosten sind aber bei einer Unterschriftsbeglaubigung mit 70 Euro zzgl. MwSt. gedeckelt!

Der Genehmigende, also Verkäufer oder Käufer, benötigt vor Erteilung der Genehmigung nicht die Urkunde in einer speziellen Form (z.B. Ausfertigung oder beglaubigte Abschrift).

Es genügt, wenn der Genehmigende den Vertrag per E-Mail erhält -am besten vom Notar, der den Kaufvertrag beurkundet hat- und vom Inhalt Kenntnis nehmen kann. Der Notar kann dann gleich den Genehmigungsentwurf mit übersenden.

Muss die Genehmigung des Vertretenen im Ausland erfolgen, kann das Deutsche Generalkonsulat die Beglaubigung vornehmen, da das Konsulat Befugnisse wie ein Notar hat.

Exkurs:

Ein vollmachtloser Vertreter kann übrignes nicht für eine im Zeitpunkt der Abgabe der Erklärung bereits verstorbene Person auftreten, sodass die Erben diese Erklärung auch nicht genehmigen können (Hanseat. OLG Bremen, Beschluss vom 16.04.2020, Az.: 3 W 9/20).

Denn gemäß § 104 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) kann nur eine rechts- und geschäftsfähige Person eine Willenserklärung abgeben und nach allen Rechtsordnungen endet die Rechtsfähigkeit mit dem Tod einer Person; sie kann dementsprechend auch keine Willenserklärungen mehr abgeben.

Daraus folgt zugleich, dass auch ein vollmachtloser Vertreter nicht für eine im Zeitpunkt der Abgabe der Erklärung bereits verstorbene, d.h. nicht (mehr) existente Person auftreten kann.

Es besteht auch keine Regelungslücke: Das Vermögen geht im Zeitpunkt des Todes auf die Erben über, so dass diese gemeinschaftlich über die Nachlassgegenstände verfügen können.


Praxistipp:

Bei einer Bevollmächtigung liegt dieser im Innenverhältnis ein Auftrag zugrunde.

Zum Problem kann das werden, wenn, wie so oft, im Beurkundungstermin noch Änderungen am Vertragswerk vorgenommen werden. Dann stellt sich die Frage, ob diese noch vom Auftrag gedeckt sind.

Da der Vertrag aufgrund des Handelns des Bevollmächtigten als Stellvertreter sofort wirksam wird, kann es nachträglich zu Unstimmigkeiten zwischen Vollmachtgeber und Bevollmächtigtem kommen.

Der Bevollmächtigte haftet dann dem Vollmachtgeber ggf. aus dem Auftragsverhältnis auf Schadensersatz, wenn er vertraglichen Regelungen zugestimmt hat, die vom Auftrag nicht mehr gedeckt waren und es zu einem finanziellen Schaden beim Vollmachtgeber kommt.

Der sichere Weg für den Vertreter ist es daher, nur als vollmachtloser Vertreter zu handeln; der Vertrag wird dann erst wirksam, wenn der Vertretene diesen genehmigt. Davon sind dann auch eventuelle Änderungen, die sich erst im Termin ergeben haben, umfasst.