Fortsetzung meines Beitrags vom 15.10.2018: Wie stellt man Erklärungen oder Anzeigen, z.B. Kündigung oder Mängelanzeige, "richtig" zu, um den Zugang auch beweisen zu können?

Zugang einer Erklärung oder Anzeige

Im letzten Beitrag ging es um die Frage, in welcher Form eine Erklärung, z.B. Kündigung oder eine Anzeige, z.B. Mängelanzeige an den Vermieter, abzugeben ist. 

Wenn eine Erklärung oder Anzeige einem anderen zugehen muss, um eine Rechtsfolge auszulösen, wie etwa den Lauf einer Kündigungsfrist in Gang zu setzen, dann fragt sich, auf welchem Weg dies geschehen sollte, um den Zugang auch beweisen zu können.

Denn den Zugang muss der Absender beweisen und mit einem beweisbaren Zugangsnachweis lässt sich in einem späteren Prozess der Einwand der Gegenseite widerlegen, die Erklärung nicht erhalten zu haben.

Fangen wir wieder mit einem Rechtsirrtum an: "Ich muss in jedem Fall 3x zustellen". Insbesondere wenn es um Mahnungen geht, ist dieser Irrtum verbreitet.

Richtig ist, dass bei mehrmaligem Zustellen mit der Post der Beweis des ersten Anscheins dafür spricht, dass die Gegenseite in jedem Fall einen der Briefe auch erhalten hat, denn die Deutsche Post arbeitet weit überwiegend zuverlässig.

Die Gegenseite muss dann den Anscheinsbeweis erschüttern, indem Tatsachen vorgetragen und bewiesen werden, die die Möglichkeit eines anderen (atypischen) Geschehensablaufs im Einzelfall begründen. 

Aber ist das überhaupt notwendig, unabhängig von der Frage, ob man es insoweit auf einen Streit ankommen lassen will?

Wenn man etwa einem Schuldner eine Mahnung zustellen will, um diesen in Verzug zu setzen und nachfolgend Klage einzureichen, verschenkt man Zeit und es kostet Zinsen, die bei Inanspruchnahme des persönlichen Dispositionskredits (landläufig auch "Überziehung" genannt) trotz der anhaltenden Niedrigzinsphase ins Gewicht fallen: denn bei Sollsalden auf dem Konto rechnen Banken mit anderen Zinssätzen als bei Guthaben!

Welche Zustellarten gibt es und welche geben einen beweisbaren Zugangsnachweis?

Grundsätzlich denkbar sind folgende Übermittlungswege:

  • mündlich (bei Anwesenheit der Parteien oder durch Telefonat),
  • SMS,
  • E-Mail,
  • Fax,
  • einfacher Brief,
  • Einwurf-Einschreiben,
  • Einschreiben mit Rückschein (Variante: "eigenhändig"),
  • Gerichtsvollzieher.

Es steht also ein Füllhorn an Übermittlungswegen zur Verfügung, jedoch geben nur zwei einen beweisbaren Zugangsnachweis!

Gehen wir aber der Reihe nach erst einmal alle zur Auswahl stehenden Wege durch, damit das Ergebnis verständlich wird:

1. Mündlich

Ich denke, hierzu muss man nicht viel sagen. Der eine behauptet "habe ich gesagt", der andere sagt "hat er nicht". Im Zivilprozess gibt es zwar bei Beweisnot das Beweismittel der "Parteivernehmung", bei der die beweisbelastete Partei wie ein Zeuge (zur Wahrheitspflicht belehrt), vernommen wird. Die Zulässigkeit ist aber an enge Voraussetzungen gebunden und kommt nur selten zum Tragen. Verlass ist mithin darauf nicht, ein Prozess risikobehaftet.

2. E-Mail/SMS

Eine E-Mail geht zu, wenn sie in die Mailbox des Empfängers gelangt und vom Server abrufbar ist.

Fehler in den Datenübertragung können aber dazu führen, dass kein Zugang erfolgt. Dies ist nicht ungewöhnlich, wie eigene Erfahrungen belegen.

Das Gleiche gilt für SMS. Die Absendung einer elektronischen Kurznachricht via Short Message Service liefert keinen Beweis, auch keinen Anscheinsbeweis, dass die Erklärung tatsächlich bei der angewählten Nummer des Mobiltelefons des Empfängers eingeht, selbst wenn der Absender die Meldung "zugestellt" über den Messenger erhält. Denn sie zeigt nicht, ob alle Bestandteile des Datensatzes übermittelt wurden. Wenn es kein "Dreizeiler" ist, kann eine Übermittlung in der Tat problematisch sein.

3. Fax

Beim Fax vertrauen viele Absender auf den Sendebericht mit dem Vermerk "OK"; aber was bedeutet das?

Das Sendeprotokoll gibt nur Auskunft, dass die Absendung, nicht aber der Zugang beim Empfangsgerät erfolgte. Bei Leitungsstörungen, Defekten im Empfangsgerät, einem Papierstau etc. ist folglich darauf ebenfalls kein Verlass.

Der Bundesgerichtshof sieht in dem „OK“-Vermerk auf dem Sendebericht ein bloßes Indiz für den tatsächlichen Zugang, aber keinen Beweis. Er belege nur das Zustandekommen der Verbindung, nicht aber die erfolgreiche Übermittlung der Signale an das Faxgerät (BGH, Beschluss vom 12.04.2016; Az.: VI ZB 7/15).

4. Einfacher Brief

Nach den Erfahrungen des täglichen Lebens kann es immer wieder vorkommen, dass Postsendungen den Empfänger nicht erreichen; so ist weder der Verlust noch der Zugang einer Sendung typisch. Beides ist in etwa gleich wahrscheinlich. Bei privaten Zustelldiensten kommt es meiner Erfahrung nach sehr auf den jeweiligen Zustelldienst und den Zustellort an.

5. Einwurf-Einschreiben

Das Einwurf-Einschreiben wird von der Deutschen Post AG angeboten: Einlieferungsbestätigung in der Filiale, dokumentierte Auslieferung, Sendungsverfolgung bis zum Empfänger bzw. einem Empfangsbevollmächtigten.

Bei Einwurf der Sendung in den Briefkasten oder das Postfach des Empfängers erfolgt eine Dokumentation dieses Vorgangs in der Form, dass Ort, Datum und Zeit des Einwurfs auf einem Auslieferungsbeleg vermerkt werden.

In der Rechtsprechung ist jedoch umstritten, ob diese Dokumentation von Ein- und Auslieferungsbelegen den Anschein des Zugangs begründet.

Im Zivilprozess wird dies überwiegend nicht als ausreichend angesehen, denn es wird nicht persönlich ausgehändigt; damit werde der Nachweis, dass das Schreiben auch den richtigen Adressaten erreicht hat, nicht erbracht.

6. Einschreiben-Rückschein

Bei dieser Zustellart erhält der Absender zusätzlich zum Einlieferungsnachweis am Postschalter eine Empfangsbestätigung des Empfängers/Empfangsberechtigten mit dessen Originalunterschrift zurückgesandt, wodurch der Zugang der Sendung dokumentiert wird.

Dies führt den vollen Beweis, dass eine Sendung erhalten wurde.

Wird jedoch der Empfänger bzw. ein Empfangsberechtigter nicht an der Adresse angetroffen, wird lediglich eine Benachrichtigung im Briefkasten hinterlegt, dass ein Einschreiben zur Abholung bei der Post bereitliegt.

Soll eine Frist in Gang gesetzt werden, kommt es in diesem Fall darauf an, ob und wenn ja, wann der Empfänger die Sendung abholt! Ein fristgemäße Zustellung ist so nicht möglich.

7. Gerichtsvollzieher

Beim Gerichtsvollzieher ist die Besonderheit, dass dieser Zustellweg vom Gesetz privilegiert ist: 

Eine Willenserklärung gilt auch dann als zugegangen, wenn sie durch Vermittlung eines Gerichtsvollziehers zugestellt worden ist.

Der Gerichtsvollzieher fertigt eine Urkunde über das zu übergebende Schriftstück und die Übergabe an. Die Urkunde kann in einem Gerichtsprozess als Beweismittel eingeführt werden und der Gerichtsvollzieher zusätzlich als Zeuge vernommen werden.

Trifft der Gerichtsvollzieher den Empfänger nicht persönlich an, so wird er das Schriftstück beim Amtsgericht zur Abholung niederlegen und dem Empfänger eine Mitteilung über die Niederlegung hinterlassen. 

Damit gilt das Schriftstück als zugestellt, selbst wenn der Empfänger das Schriftstück nicht abholen sollte! Das ist die Besonderheit.

Zusammenfassung mit Praxistipp:

Es gibt zwei Möglichkeiten, den Zugang von Schriftstücken sicher nachzuweisen:

  1. persönliche Übergabe (im Betrieb, an der Wohnungstür oder an einem sonstigen Ort) gegen Empfangsbestätigung,
  2. Zustellung mittels Gerichtsvollzieher (Kosten: ca. 20 Euro).

Eine andere Möglichkeit für die Zustellung am Ort für den Fall, dass der Empfänger nicht angetroffen wird, er sich weigert, eine Empfangsbestätigung abzugeben oder man ihm gar nicht begegnen will, ist folgendes Prozedere:

Einen Zeugen mitnehmen, ihm das offene Schriftstück zeigen, vor seinen Augen kuvertieren und in den Briefkasten des Empfängers einwerfen!

Zum Schluss nun das Muster eines Anschreibens, falls Sie den Weg über den Gerichtsvollzieher wählen. Dazu suchen Sie am Geschäftssitz oder Wohnort des Empfängers die Adresse des örtlichen Amtsgerichts, denn dort befindet sich die Gerichtsvollzieherverteilerstelle.

"An das Amtsgericht ... -Gerichtsvollzieherverteilerstelle- Anschrift

ggf. Eilt: Fristsache

Sehr geehrte Damen und Herren,

als Anlage überreiche ich mein Schreiben vom xx.xx.xxxx nebst folgender Anlagen: ... und erteile Ihnen hiermit den Auftrag, die übersandten Urkunden an ... kurzfristig zuzustellen.

Sollte eine Zustellung nicht ausführbar sein, so bitte ich um Niederlegung des Schriftstückes beim Amtsgericht ... und schriftliche Mitteilung über die Niederlegung unter der Anschrift des Empfängers.

Darüber hinaus bitte ich, mir die Zustellungsurkunde zu übersenden und die Zustellungskosten aufzugeben.

Mit freundlichen Grüßen"